Vuosikokouksessa käydään läpi tiekunnan hallinto ja tehdään päätöksiä koskien tiekunnan taloutta ja tien kunnossapitoa.
Tiekuntien hallinnon hoitamisesta on kirjoitettu kokonaisia kirjoja, joten pystyn tässä nostamaan esille vain muutamia oleellisimpia kompastuskiviä.
Tiekunnat pitävät kokoukset yksityistielain mukaan 1 – 4 vuoden välein. Jos tiekunta saa kunnalta kunnossapitoavustusta, saattaa sieltä tulla lisäehtoja kokousten pitämiselle.
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – parhaassa tapauksessa pöytäkirja on kirjoitettu ennen kokousta mahdollisimman valmiiksi ja se valmistuu allekirjoitettavaksi matkatulostimen tai sähköisten allekirjoitusten avulla välittömästi kokouksen jälkeen.
Kaikki alkaa kokouskutsusta
Jotta kokous sujuu, on ensin laitettava kokouskutsu kohdilleen. Kutsut pitää lähettää osakkaille vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta postitse tai sähköpostitse. Kirjeposti on kulkenut välillä yli viikonkin, joten itse suosin kolmea viikkoa.
Kokouskutsusta tulee löytyä muutama perusasia, jotta kokous on lainvoimainen:
– Aika ja paikka
– Asialista
– Vähintään kaksi viikkoa nähtävillä pidettävät asiakirjat
o Toimielimen päätökset
o Maksuunpanoluettelo
o Tieyksikkölaskelma, jos vahvistetaan uutta laskelmaa
Nähtävillä oleviin asiakirjoihin tuli tiukennuksia uuden yksityistielain myötä, joten niiden kanssa kannattaa olla tarkkana. Vaadittu nähtävillä olo on vähintään kaksi viikkoa.
Osan asiakirjoista voi myös lähettää kutsun mukana, jolloin erillistä nähtävillä oloa ei vaadita.
Toimielimen eli toimitsijamiehen tai hoitokunnan tulee pitää päätöksistään tehtyjä pöytäkirjoja nähtävillä ennen kokousta. Toimitsijamies ei yksin järjestä kokouksia, mutta saman asian ajaa muistio tilatuista töistä.
Asialistalla tulee olla kaikki merkittävät tiekunnan asiat, muuten niitä ei voida kokouksessa käsitellä. Jos kokouksessa tulee esille joku asialistan ulkopuolinen asia, sen voi kirjata muistiin muihin asioihin ja käsitellä seuraavassa kokouksessa.
Vuosikokouksessa voi kuitenkin käsitellä yksityistielain mukaisia asioita. Esimerkiksi jos toimielin ei nauti osakkaiden luottamusta, voidaan se vaihtaa kokouksen päätöksellä, vaikka asia ei asialistalla olisikaan.
Maksuunpanoluetteloesitys tulee olla nähtävillä tai lähettää kokouskutsun mukana aina, kun käsitellään tiemaksujen keräämistä. Samoin esitys uudeksi tieyksikkölaskelmaksi tulee pitää nähtävillä etukäteen.
Pöytäkirjoihin tarkkuutta
Pöytäkirjoista puuttuu useimmiten tiekunnan käyttöoikeusyksikkötunnus, jonka saa Maanmittauslaitokselta. Se on yksi tärkeimmistä tiedoista, koska muuten tiekuntaa on mahdotonta yksilöidä.
Kokoukselle valitaan aina puheenjohtaja ja usein myös sihteeri. Kaksi pöytäkirjantarkastajaa voi toimia tarvittaessa myös ääntenlaskijoina. Jos erillisiä pöytäkirjantarkastajia ei valita, voi kokous itse hyväksyä pöytäkirjan.
Kokouksen aluksi on todettava ääniosuudet tai tehtävä päätös, että äänestysluettelo tehdään siinä vaiheessa, jos kokouksessa tarvitsee äänestää.
Kokouksessa äänestetään viimeksi vahvistetuilla lainvoimaisilla tieyksiköillä. Äänestyksessä kenelläkään osakkaalla ei voi olla yli 30 % kokouksessa paikalla olevista äänistä.
Jos osakkaan tien käyttö on muuttunut, maksuunpanoluetteloon voidaan tehdä kokouksessa tarvittavat tekniset muutokset.
Maksuunpanoluettelon vahvistamisen yhteydessä päätetään tieyksikön hinnasta, perusmaksun suuruudesta, maksujen eräpäivästä, saatavien perinnästä ja perintäkuluista.
Kaikki päätökset kirjataan pöytäkirjaan ja vahvistettu maksuunpanoluettelo liitetään pöytäkirjan liitteeksi.
Olen pitänyt hyvänä tapana sitä, että tieisännöitsijä valtuutetaan perimään vahvistetun maksuunpanoluettelon mukaiset maksut.
Tällöin ne eivät jää roikkumaan tilinpäätökseen, vaan maksut saadaan useimmiten perittyä ulosoton kautta ennen tilikauden päättymistä.
Pöytäkirja tulee olla nähtävillä viimeistään 14 päivän kuluttua kokouksesta. Mahdollinen oikaisuvaatimus tulee tehdä toimielimelle 30 päivän kuluessa kokouksesta, moitekanteen tekemiseen on aikaa kolme kuukautta.
Muistilista kokousten pitämiseen:
– Sovi kokousaika ja varaa paikka
– Lähetä kokouskutsu viimeistään 14 päivää ennen kokousta
– Kirjaa pöytäkirjaan tiekunnan käyttöoikeusyksikkötunnus
– Liitä pöytäkirjaan tarvittavat liitteet
o Läsnäolijat, jos heitä ei ole kirjattu suoraan pöytäkirjaan
o Valtakirjat (suulliset valtakirjat kirjataan suoraan pöytäkirjaan)
o Vahvistettu talousarvio
o Vahvistettu maksuunpanoluettelo
o Vahvistettu yksikkölaskelma
– Laita pöytäkirja nähtäville viimeistään 14 päivää kokouksen jälkeen
Jatketaan keskustelua aiheesta Tiefoorumilla!
