Yksityistielain mukaan tiekunnan on pidettävä tiliä tiekunnan tuloista, menoista, varoista ja veloista sekä esitettävä tiekunnan kokouksessa tilitys edelliseltä varainhoitokaudelta.
Jokaisen tiekunnan on tehtävä asianmukaiset tilinpäätökset. Tilikausi on kalenterivuosi.
Laissa puhutaan tarkoituksella tilityksestä ja tilityksen tarkastajista, koska tiekunnan ei ole pakko tehdä kahdenkertaista kirjanpitoa.
Tilit voidaan tarkastaa tiekunnan kokouksessa tai määrätä kaksi henkilöä tarkastamaan tilit ennen tai jälkeen tiekunnan kokouksen.
Yhdenkertaisissa kirjanpidoissa yleensä muistetaan listata tulot ja menot, mutta aika usein esimerkiksi tiemaksusaatavat unohtuvat.
Kahdenkertainen kirjanpito vaatii hieman enemmän osaamista. Jos se ei kuitenkaan suju, tiekunnan tiliasiat voi esittää maallikollekin ymmärrettävällä ja silti laadukkaalla tavalla.
Nämä on löydyttävä tilinpäätöksestä
Tulot ja menot voi esittää millä tavalla tahansa ruutupaperista Excel-taulukkoon. Pääasia on se, että ne käyvät ilmi selkeästi. Esimerkissä on laitettu tiekunnan varat eli tilin alkusaldo tulopuolelle ja loppusaldo menopuolelle.
Sarakkeet yhteen laskemalla voi tarkistaa, että tapahtumat on merkitty oikein. Molemmista sarakkeista pitää tulla sama summa loppuun. Samalla tulee tarkastettua, että pankkitilin saldo on sama kuin tiliotteella.
| Mallilan tiekunnan tilitys 1.1.2021 – 31.12.2021 | |||
| Päivämäärä | Selite | Tulot | Menot |
| 1.1.2021 | Tilin alkusaldo | 5000,00 | |
| 31.1.2021 | Pankin palvelumaksu | 6,00 | |
| 15.2.2021 | Talviauraus, Urho Urakoitsija | 900,00 | |
| 31.5.2021 | Lanaus, Urho Urakoitsija | 150,00 | |
| 15.7.2021 | Tiemaksu Sonja Suurtilallinen | 800,00 | |
| 15.7.2021 | Käyttömaksu, Mallimäen murske Oy | 50,00 | |
| 15.7.2021 | Tiemaksu Taneli Tievahti | 500,00 | |
| 16.7.2021 | Tiemaksu Nelli Naapuri | 200,00 | |
| 15.8.2021 | Tiemaksu Nelli Naapuri (maksettu 2x) | 200,00 | |
| 15.9.2021 | Sorastus, Mallilan autokuljetus | 600,00 | |
| 31.12.2021 | Tilin loppusaldo | 5094,00 | |
| Yhteensä | 6750,00 | 6750,00 |
Näin teet maksuunpanoluettelon
Maksuunpanoluetteloon merkitään osakkaiden maksamat tiemaksut. Jos tiekunnan kokouksessa on päätetty käyttömaksuista, niistäkin tehdään selvitys. Saatavista kootaan lista.
Alla olevat maksuunpanoluettelot on tarkoituksella pelkistetty esimerkkiä varten. Kokouksen vahvistaman maksuunpanoluettelon sisältöön ja vaatimuksiin palataan maaliskuun blogitekstissä, jossa käsitellään tiekuntien vuosikokouksia.
| Maksuunpanoluettelo vuodelle 2021 | ||
| Aina-Maksamatta Arvo | 400,00 | Saatava |
| Naapuri Nelli | 200,00 | Maksettu 16.7.2021 (ja 15.8.2021!) |
| Suurtilallinen Sonja | 800,00 | Maksettu 15.7.2021 |
| Tievahti Taneli | 500,00 | Maksettu 15.7.2021 |
| Varovainen-Maksaja Veera | 150,00 | Saatava |
| Yhteensä | 2050,00 | |
| Käyttömaksujen maksuunpanoluettelo vuodelle 2021 | ||
| Mallimäen murske Oy | 50,00 | Maksettu 15.7.2021 |
| Tmi Mallikosken kala | 50,00 | Saatava |
| Yhteensä | 100,00 |
| Saatavat 31.12.2021 | |
| Aina-Maksamatta Arvo | 400,00 |
| Varovainen-Maksaja Veera | 150,00 |
| Tmi Mallikosken kala | 50,00 |
| Saatavat yhteensä | 600,00 |
Merkitse velat selkeästi
Jos tiekunnalla on pankkilaina esimerkiksi perusparannushankkeen rahoittamista varten, merkitään velkalistaan tieto, paljonko lainaa on jäljellä vuoden lopussa.
Esimerkissä yksi tieosakkaista on maksanut tiemaksunsa vahingossa kahteen kertaan, se merkitään myös velaksi. Velan voi hyvittää seuraavassa tiemaksussa tai maksaa takaisin tilille.
| Velat 31.12.2021 | |
| Naapuri, Nelli (maksettu 2x) | 200,00 |
| Velat yhteensä | 200,00 |
Edellä näkyvien yhteenvetojen lisäksi tilinpäätökseen liitetään tiliotteet ja tositteet eli maksetut laskut.
Tiliotteita ja tositteita säilytetään vähintään 6 vuotta tilinkauden päättymisen jälkeen. Tilinpäätöstietojen säilytysaika on vähintään 10 vuotta, jonka jälkeen nekin voi hävittää.
Tämän vaikeampaa tiekunnan tilityksen tekeminen ei ole. Jos tiekunta on pieni ja yhteisistä tehtävistä innostuneita henkilöitä löytyy, asioista ei kannata tehdä turhan monimutkaisia.
Vähänkään suuremmille tiekunnille suosittelen vahvasti kahdenkertaista kirjanpitoa. Sen avulla voidaan minimoida virheet ja esittää tiekunnan asiat selkeästi vuodesta toiseen.
Kahdenkertaisessa kirjanpidossa näkyvät myös vertailuluvut edelliseltä vuodelta, josta on hyötyä talousarviota laadittaessa.
Lähes kaikki tieisännöitsijät tekevät hallinnoimiensa tiekuntien kirjanpidot kahdenkertaisina. Laadukkailla ohjelmistoilla kahdenkertainen kirjanpito onnistuu myös maallikolta, kun asiaan hiukan perehtyy.
Tarkastuta tilinpäätökset erillisellä tarkastajalla
Suosittelen tiekunnille erillisten tilityksen tarkastajien valintaa, koska kokouksissa osallistujat harvemmin jaksavat perehtyä tiliaineistoon riittävällä tarkkuudella.
Rauhassa etukäteen tehty tarkastus takaa, että tiekunnan talous on oikealla tolalla. Tarkastajiksi valitaan useimmiten kaksi tiekunnan osakasta, mutta ulkopuolisten henkilöiden valintaankaan ei ole mitään estettä.
Jos sormi meni suuhun tai tiekuntien tilinpäätökset herättivät kysyttävää, palataan asiaan Tiefoorumilla!
